Declanșarea pandemiei a determinat cele mai multe companii să ofere angajaților posibilitatea de a lucra de acasă. Dacă înainte ideea de „work from home” (WFH) era un aspect ignorat, această criză a făcut din acest beneficiu o realitate pentru majoritatea persoanelor care lucrează la birou.
Să lucrezi de acasă nu e atât de ușor precum pare, inclusiv pentru cei care fac asta de ceva timp. Există elemente care distrag atenția, de la treburile casnice la animalele de companiei. De asemenea, este dificil să te ții de o nouă rutină.
Lipsa conversațiilor în persoană cu colegii, a atmosferei de la birou, a prânzurilor sau a pauzelor luate cu colegii poate conduce la singurătate.
Pentru ca un angajat să își facă treaba și să rămână în contact cu colegii, el are nevoie de:
- Acces la internet de mare viteză;
- Laptop;
- Aplicații pentru desfășurarea task-urilor (Word, Powerpoint, ș.a.).
- Aplicații online pentru comunicare;
Pentru a lucra de acasă, angajații trebuie să își pregătească spațiul de lucru cu scopul de a fi cât mai productivi la job. Birourile de acasă variază. Angajații care lucrează la domiciliu pot avea un spațiu dedicat pentru birou, într-o cameră separată. Alții ajung să improvizeze, folosind orice birou/ masă disponibilă. De asemenea, ar putea să se așeze pe canapeaua lor și să folosească o masă de cafea.
Configurarea unui cadru productiv de muncă
- Să te concentrezi este o provocare atunci când lucrezi de acasă.
- Poți crea cadrul de muncă într-o cameră separată/ într-un colț discret al camerei.
E tentant să te așezi pe canapea cu laptopul, dar vei atras(ă) de televizor sau de somn. Dar e mai bine să utilizezi o cameră de rezervă drept biroul de lucru. Poți să îți aduci elemente hardware și de birotică care să îți creeze cadrul perfect de serviciu (un alt monitor, agende, pixuri, imprimantă multifuncțională, mape, etc).
Dacă acest lucru nu e posibil atunci stabilește o zonă discretă într-o parte a camerei unde poți lucra. Într-un colț al camerei, așază un birou mic, decorat cu elemente de birotică, care să simuleze ideea de birou, pentru 8-9h.
Stabilește un program de lucru
- Flexibilitatea este unul dintre cele mai mari beneficii de a lucra de acasă, dar este și un dezavantaj.
- Se recomandă un plan de acțiune pentru fiecare zi, urmat de un plan de recompense pentru îndeplinirea fiecărei sarcini.
Faptul că nu poți îndeplini task-urile la o anumită oră din cauza unei responsabilități de acasă, te poate determina să îți prelungești programul de lucru.
De aceea, este recomandat să ai un echilibru între timpul pentru serviciu și cel pentru activitățile casnice. De exemplu, dacă programul tău de lucru este de 8h atunci încearcă să îți îndeplinești sarcinile de lucru fix în intervalul stabilit.
Creează un plan de acțiune pentru fiecare zi, separat de lista de proiecte. Împarte proiectele mari în sarcini pe care le poți efectua treptat. Recompensează-te pentru îndeplinirea fiecărui task cu ceva dulce sau cu un fruct. Aceste recompense vor face sarcinile mai plăcute și mai rapid de îndeplinit. Atenție, nu trișa! ????
Menține programul de WFH
- Ține-te de programul impus.
- Ai grijă de ținuta de la biroul simulat.
Cele mai citite articole
Dacă mărești numărul de pauze sau îți distragi atenția de la task-uri foarte des, atunci nu vei reuși să duci proiectele la bun sfârșit.
De asemenea, ținuta este importantă. Nu e nevoie să te îmbraci chiar ca la birou, însă trebuie să te îmbraci în așa fel încât, psihologic, să îți transmiți semnale că lucrezi. Evită să lucrezi în pijamale deoarece poate să apară procrastinarea și, dacă vei fi nevoit(ă) să participi la ședințele video ale echipei, vei fi pus(ă) într-o situație nu tocmai plăcută. După ce termini programul de lucru, te poți schimba în hainele cu care stai în casă, de obicei.
În plus, când lucrezi de acasă, trebuie să le spui celor care convețuiesc cu tine să nu te deranjeze inutil.
Comunicarea remote
- Internetul rapid este un aspect esențial în comunicarea remote.
- Aplicații precum Microsoft Teams eficientizează comunicarea în WFH.
Foarte mulți angajați au internet rapid acasă, însă semnalul slab WiFi poate împiedica eficiența comunicării. Un router mai puternic poate elimina această problemă.
De cele mai multe ori, e-mail-ul este considerat un instrument dificil, în sensul că nu poți verifica dacă a fost citit mesajul.
Din fericire, conexiunea foarte rapidă de internet face posibilă utilizarea unor aplicații precum Microsoft Teams. Dacă ai vreo nelămurire sau vreun document de trimis, Microsoft Teams îți pune la dispoziție instrumentele necesare. Conferințele video fac ședințele să fie mai interactive. Microsoft Teams îți permite să rulezi prezentări și să distribui informațiile colegilor prin opțiunea „share your screen”. Mai mult decât atât, Microsoft Teams oferă posibilitatea de a gestiona eficient task-urile necesare realizării unui proiect. Toți membrii echipei cunosc autorul fiecărei sarcini, prioritatea și data finalizării task-ului, urmărindu-se în timp real îndeplinirea obiectivelor.
Minimizează elementele care îți distrag atenția de la muncă
- Elementele care distrag atenția sunt: laptopul, telefonul și zgomotele.
Flexibilitatea oferită de WFH poate reduce productivitatea pe care o aveai atunci când managerul era cu ochii pe tine. Pentru alte persoane, însă, lipsa managerului poate spori randamentul.
Principalele elemente care distrag atenția sunt:
- Laptopul – Există extensii pentru browsere (Strict Workflow/ Stay Focused) care au ca scop blocarea site-urilor care îți distrag atenția, pentru o anumită perioadă de timp.
- Telefonul – rezistă tentației de a verifica Social Media/ mesajele atunci când lucrezi. Pune telefonul pe modul „nu deranja”/ ține-l departe de tine. Dacă nu poți renunța la telefon pentru că unii colaboratori preferă să aibă conversațiile prin acest instrument, încearcă să folosești un telefon care nu are aplicații instalate care să îți distragă atenția.
- Gălăgia – utilizează dopurile de urechi/ căștile pentru a elimina zgomotul. Dacă ți se pare că muzica îți distrage atenția, atunci poți utiliza aplicații cu zgomote albe de pe Youtube sau site-uri precum Coffivity, care rulează continuu sunetele dintr-o cafenea.
În timp ce ideea de a lucra de acasă a devenit singura soluție pentru a menține operativitatea unui business, după o perioadă îndelungată de WFH, majoritatea angajaților abia așteaptă să se întoarcă la birou. Dacă această situație se va prelungi, este important ca angajații să își creeze acasă un mediu stimulativ de muncă, iar angajatorii să le ofere resursele necesare, pentru ca business-ul să își mențină nivelul de profitabilitate.
Surse:
- https://www.jotform.com/work-from-home-guide/
- https://www.jotform.com/blog/work-from-home-setup/
- https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-tasks-app
- https://www.nytimes.com/2020/03/10/technology/working-from-home.html
