Selectarea celui mai potrivit software pentru managementul documentelor (DMS) în firma ta reprezintă o condiție de bază, dacă vrei să crești eficiența operațională și să asiguri securitatea informațiilor de business. Iată câțiva pași care te pot ajuta să faci alegerea corectă, la momentul oportun:
Evaluează nevoile organizaționale de gestionare a documentelor
Când ai nevoie de o soluție de management documente, începe cu identificarea tipurilor de documente utilizate în cadrul firmei. Acestea pot fi facturi, contracte, corespondență, rapoarte, politici interne și multe altele. Fiecare tip de document are propriile sale cerințe de gestionare, de la crearea și distribuirea acestuia, la stocarea, accesarea și arhivarea sa. O înțelegere clară a acestor cerințe este esențială pentru alegerea unui sistem de management al documentelor (Document Management System – DMS) adecvat.
Estimează volumul de documente care va fi stocat pe termen lung. Verifică dacă documentele sunt în format electronic (PDF, Word, Excel) sau fizic (hârtie). Analizează fluxul de lucru: cum sunt create, revizuite și aprobate documentele în cadrul organizației? Care sunt etapele prin care trec documentele înainte de a fi finalizate? Cum colaborează echipele pe documente? Există nevoia de editare simultană sau comentarii?
Cum sunt organizate documentele (e.g., categorii, etichete, arhive)? Vezi care sunt cerințele de acces și securitate: cine are nevoie să acceseze documentele și în ce mod (vizualizare, editare ș.a.)? Ce nivel de securitate este necesar pentru diferite tipuri de documente (criptare, autentificare)? Sunt necesare funcționalități de auditare, pentru a urmări modificările și accesările documentelor?
Stabilește cerințele de funcționalitate pentru un DMS (Document Management System)
Cele mai citite articole
Verifică opțiunile de integrare DMS cu alte aplicații utilizate în organizație ( ERP – Enterprise Resource Planning, CRM – Customer Relationship Management, HCM – Human Capital Management, sisteme de e-mail). Ai nevoie de automatizări pentru a sincroniza documentele cu procesele de afaceri? Ce soluții de backup sunt necesare pentru a asigura integritatea documentelor? Cât de repede și eficient trebuie să poți recupera documentele în caz de pierdere sau corupere a datelor?
Vorbește cu echipele care vor utiliza sistemul pentru a înțelege nevoile lor și eventualele probleme curente. Află ce probleme întâmpină utilizatorii în gestionarea documentelor cu sistemele actuale, pentru a configura eficient aplicațiile software de management al documentelor de business. Pe baza concluziilor obținute, stabilește obiective clare: ce vrei să realizezi cu noul sistem (eficientizarea proceselor operaționale, reducerea erorilor ș.a.).
Definește cerințele funcționale și tehnice pe care trebuie să le îndeplinească softul respectiv (suport pentru colaborare în timp real, integrare cu sistemele de stocare cloud). Stabilește un plan de implementare pentru a migra documentele existente și a integra noul sistem. Nu în ultimul rând, asigură-te că echipa primește instruirea necesară pentru a folosi eficient noul sistem și că ai acces la suport tehnic în caz de probleme.
Evaluează și testează softurile de management al documentelor disponibile pe piață
Stabilește criteriile pe care le vei folosi pentru a compara diferitele soluții. Acestea pot include:
- funcționalități: controlul versiunilor, căutare avansată, colaborare în timp real ș.a.;
- cerințele de securitate și control al accesului;
- scalabilitate: capacitatea de a crește odată cu dezvoltarea activităților din firmă;
- costuri inițiale și recurente (licențe, întreținere, suport);
- ușurință în utilizare: interfață intuitivă, performanțe remarcabile în experiența utilizatorului;
- integrare: compatibilitatea cu alte sisteme și aplicații software utilizate în firmă;
- mentenanță, suport tehnic și training pentru angajații din firmă.
Identifică și listează softurile de DMS care îndeplinesc cerințele tale. Solicită prezentări și demo-uri de la furnizorii de software, pentru a înțelege funcționalitățile și caracteristicile fiecărui program IT. Încearcă versiuni trial sau demo, pentru a testa în condiții reale diverse aplicații software de management al documentelor. Solicită echipei tale să folosească softurile și să ofere feedback despre experiența în utilizare. Astfel, vei selecta cea mai bună variantă, pentru gestionarea optimă a resurselor informaționale din firma ta.
